We vinden de bescherming van je privacy uiterst belangrijk. We willen je zoveel mogelijk informeren, respecteren en controle geven over wat er met je persoonsgegevens gebeurt. Hieronder vind je informatie over welke gegevens wij verzamelen, waarom we dat doen, hoelang wij ze bewaren, wat je privacy-rechten zijn en hoe je deze kan uitoefenen.
Dit privacybeleid geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke (zie punt 2B van dit privacybeleid) verwerken.
Het is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze (privé en business) klanten in relatie tot onze planning, diensten en producten op KeyPlanner.be (waaronder het beheren van reservaties en uurroosters voor personen en bedrijven op locaties van onze klanten), alsook op de persoonsgegevens van de eindgebruikers die – via hun relatie met onze klanten (bijvoorbeeld: bezoekers en werknemers) – gebruik maken van deze planning, diensten en producten op KeyPlanner.be.
Dit privacybeleid is verder ook van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van de medewerkers van onze klanten die de agenda’s van locaties beheren.
Ook de persoonsgegevens van ex-klanten en medewerkers worden zo goed en zorgvuldig mogelijk behandeld en beveiligd, conform dit privacybeleid.
Onder ‘verwerking van persoonsgegevens’ verstaan we elke verwerking van gegevens die je als natuurlijke persoon kunnen identificeren. Over welke gegevens het dan precies gaat, lees je in punt 3 van dit privacybeleid. Het begrip ‘verwerking’ is ruim en dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van die gegevens.
Voor alle duidelijkheid, een verwerking van persoonsgegevens van business klanten is enkel aan de orde indien de business klant een natuurlijke persoon is. Indien de business klant een rechtspersoon is, geldt het privacybeleid enkel voor de persoonsgegevens van de natuurlijke personen die wij in het kader van hun relatie met de business klant verwerken (zoals gemandateerden, contactpersonen en/of eindgebruikers).
Sneppenberg bvba, met maatschappelijke zetel te Kouter 49, 3060 Bertem, en ingeschreven bij de KBO onder nummer 0541.454.790 (hierna “Sneppenberg”) is verwerkingsverantwoordelijke van je persoonsgegevens. Dit betekent dat Sneppenberg het doel en de middelen voor de verwerking van je persoonsgegevens vaststelt. Dit neemt niet weg dat je een aantal verplichtingen hebt in verband met de verwerking van persoonsgegevens van de eindgebruikers die je toelaat gebruik te maken van Sneppenberg producten en diensten (zie punt 2C van dit privacybeleid).
Indien je als Sneppenberg klant eindgebruikers (zoals bezoekers en werknemers) toelaat gebruik te maken van de Sneppenberg producten en diensten die onder toepassing van dit privacybeleid vallen, dan heb je daarbij de volgende verantwoordelijkheden:
We verwerken de persoonsgegevens die je ons zelf geeft. Dit kan telefonisch (bijvoorbeeld wanneer je de klantendienst belt met een vraag of een storing wenst te melden) of schriftelijk (bijvoorbeeld wanneer je een online reservatie formulier invult).
Wij onderscheiden in onze systemen verschillende types persoonsgegevens, die met elkaar gecombineerd kunnen worden:
Zoals de wet bepaalt, verwerken we geen gevoelige gegevens zoals onder andere gegevens over je raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, seksuele voorkeuren en gezondheid.
We verwerken persoonsgegevens voor diverse doeleinden, waarbij wij telkens enkel de gegevens verwerken die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren.
Zo gebruiken wij persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is:
Is het verwerken van jouw persoonsgegevens niet noodzakelijk voor één van deze redenen, dan vragen wij steeds je toestemming om je persoonsgegevens te mogen verwerken.
Wij verzamelen persoonsgegevens voor de volgende concrete doeleinden:
We werken hard om je persoonsgegevens en privacy te beschermen. Wij gebruiken allerlei technische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, ongeoorloofd gebruik en verlies of diefstal van je gegevens, zoals: beveiliging met een paswoord, encryptie, firewalls, antivirus, intrusie- en anomaliedetectie en toegangscontroles voor onze medewerkers. Moest er zich een gegevenslek voordoen met nadelige gevolgen voor je persoonsgegevens, dan word je als klant in de door de wet voorziende omstandigheden persoonlijk verwittigd.
De software op onze producten wordt voortdurend up-to-date gehouden.
Het aantal medewerkers van ons bedrijf dat toegang heeft tot je persoonsgegevens is beperkt en onze medewerkers worden zorgvuldig geselecteerd. Er wordt hen enkel toegang tot je persoonsgegevens verleend voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
Je hebt het recht om op ieder ogenblik van Sneppenberg te vernemen of wij al dan niet je persoonsgegevens verwerken, en als wij ze verwerken om die gegevens in te zien en bijkomende informatie te ontvangen over:
Je hebt ook het recht om een gratis kopie te krijgen van de verwerkte gegevens, in begrijpelijke vorm. Sneppenberg kan een redelijke vergoeding vragen om haar administratieve kosten te dekken voor iedere bijkomende kopie die je vraagt.
Je hebt het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens onverwijld te laten rechtzetten.
Je hebt het recht om in de volgende gevallen, en zonder onredelijke vertraging, je persoonsgegevens te laten verwijderen:
Je hebt het recht om de beperking van de verwerking van je persoonsgegevens te verkrijgen indien één van de volgende elementen van toepassing is:
Je hebt het recht om je persoonsgegevens te ‘recupereren’, bijvoorbeeld om makkelijker van dienstenleverancier te kunnen veranderen. Dit kan enkel voor de persoonsgegevens die je zelf hebt verstrekt aan Sneppenberg, gebaseerd op toestemming of na overeenkomst.
Er zijn 2 aspecten verbonden aan dit recht:
Je hebt het recht om op grond van je bijzondere situatie bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens indien de verwerking kadert in het gerechtvaardigd belang van Sneppenberg of in kader van het algemeen belang. Sneppenberg zal de verwerking van je persoonsgegevens staken, tenzij Sneppenberg dwingende en legitieme gronden voor de verwerking kan aantonen die zwaarder wegen dan die van jou óf wanneer de verwerking van de persoonsgegevens verband houdt met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering (bijvoorbeeld het indienen van een verzoek bij een rechtbank).
Hoe oefen ik mijn privacy-rechten uit? Via onze normale contact kanalen. Om je recht van toegang uit te oefenen, en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van je persoonsgegevens te voorkomen, dienen wij je identiteit te verifiëren. Bij twijfel of onduidelijkheid zullen wij jou eerst nog om bijkomende informatie vragen (bij voorkeur een kopie van de voorzijde van je identiteitskaart).
Zijn er kosten aan verbonden? Je kan je privacy-rechten gratis uitoefenen, tenzij je verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege het repetitieve karakter. In zo’n geval hebben wij – conform de privacywetgeving – het recht en de keuze om (i) je een redelijke vergoeding aan te rekenen (waarbij rekening wordt gehouden met de administratieve kosten om de gevraagde informatie of communicatie te verstrekken en met de kosten die gepaard gaan met het treffen van de gevraagde maatregelen), of (ii) te weigeren gevolg te geven aan je verzoek.
In welk format ontvang ik een antwoord? Wanneer je je verzoek elektronisch indient, wordt de informatie indien mogelijk elektronisch verstrekt, tenzij je dit anderszins verzoekt. In ieder geval bezorgen wij jou een beknopt, transparant, begrijpelijk en makkelijk toegankelijk antwoord.
Wanneer ontvang ik een antwoord? Wij reageren zo snel mogelijk op je verzoek, en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van je verzoek. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en van het aantal verzoeken, kan die termijn desnoods nog eens twee maanden worden verlengd. Bij een verlenging van de termijn stellen wij jou hier binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis.
Wat indien Sneppenberg geen gevolg geeft aan mijn verzoek? Wij zullen jou in ons antwoord telkens informeren over de mogelijkheid om klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit en om beroep in te stellen bij de rechter.
Wij mogen persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen. De gegevens van reservaties worden 12 maanden bijgehouden.
Na afloop van deze bewaartermijn worden persoonsgegevens gewist of geanonimiseerd.
Bepaalde gegevens van voormalige klanten kunnen gedurende een periode van 2 jaar na beëindiging van het contract worden gebruikt om de voormalige klant te herkennen en op de hoogte te houden van nieuwe producten en promoties van Sneppenberg, tenzij de klant aangeeft hier niet mee akkoord te gaan.
Wij maken gebruik van cookies wanneer je onze websites bezoekt of apps gebruikt. Cookies zijn stukjes informatie die op je eigen computer of mobiel toestel bewaard worden en die meestal worden gebruikt om het gebruiksgemak van websites en apps te optimaliseren.
Er bestaan verschillende soorten cookies, onderverdeeld naar oorsprong, functie en levensduur.
Sneppenberg gebruikt cookies om:
Zo kan je bijvoorbeeld als bezoeker van onze websites worden geïdentificeerd bij een volgend bezoek en kunnen wij het gebruiksgemak vergroten door onze websites beter af te stemmen op je wensen en voorkeuren.
Noodzakelijke cookies: deze cookies zorgen er voor dat je door onze websites en apps kan navigeren en de functionaliteiten kan gebruiken.
Functionele cookies: dit type cookies maakt het functioneren van onze websites en apps makkelijker en zorgt voor een gepersonaliseerde surfervaring door bijvoorbeeld inlognamen, wachtwoorden en voorkeuren – zoals de taalinstelling – te onthouden.
Je kan op elk moment via de instellingen van je browser (meestal onder "Help" of "Internetopties") alle geïnstalleerde cookies uitschakelen of verwijderen van je computer of mobiel eindtoestel. Elk type browser heeft zijn eigen instellingen voor het beheren van cookies. De informatie kan je vinden op de website van de browser die je gebruikt.
Houd er rekening mee dat het veranderen van de instellingen ervoor kan zorgen dat de Sneppenberg websites en andere websites niet goed meer functioneren. Hetzelfde geldt voor mobiele apps.
Indien je de Sneppenberg klantendienst wil bereiken in relatie met dit privacybeleid (bijvoorbeeld om je privacy-instellingen aan te passen), dan kan dat onder andere schriftelijk, telefonisch of via sociale media. Alle informatie over de Sneppenberg klantendienst, alsook over onze Sneppenberg winkelpunten, vind je hier terug: https://www.keyplanner.be/contact.html
Sneppenberg kan dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld naar aanleiding van marktevoluties en nieuwe verwerkingsactiviteiten van Sneppenberg. Wij nodigen je dan ook uit om steeds de laatste versie van dit beleid te raadplegen op onze website (https://www.keyplanner.be/privacy.html). Uiteraard informeren wij je voorafgaandelijk via onze websites of andere courante communicatiekanalen van elke inhoudelijke wijziging en vragen wij wanneer de wet dit vereist jouw voorafgaande toestemming voor onze (nieuwe) verwerkingsactiviteiten.
In geval van tegenstrijdigheid hebben onze algemene voorwaarden en de bijzondere voorwaarden van toepassing op specifieke Sneppenberg producten en diensten voorrang op dit privacybeleid.
Voor klachten in verband met de verwerking van je persoonsgegevens door Sneppenberg, kan je je wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel / +32 (0)2 274 48 00 / contact@apd-gba.be / www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.